La administración es un proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de una organización formal para lograr sus objetivos a través de otros.

 

 

 

Elementos del concepto:

1. Proceso: la administración sigue una serie de etapas, "planeación, dirección, organización y control".

2. Coordinación de recursos: para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en un fin común.

3. Eficacia: consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.

4. Organización formal: para que la administración exista, es necesario que se dé siempre dentro de un grupo social.

5. Objetivo: es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados.

6. A través de otros: la administración se realiza con el esfuerzo y colaboración de las personas. La administración está dirigida a las personas para que sus actividades sean eficientes al menor esfuerzo.

Fuente: Múnich, Lourdes & García Martínez, José G. (2012). Fundamentos de Administración. México: Trillas.

Administrador de Proyectos: su labor primordial está dirigida a coordinar los esfuerzos humanos y los recursos necesarios, tanto materiales como económicos, para alcanzar un objetivo particular (un proyecto determinado), con las características señaladas de alcance, tiempo, costo, calidad y satisfacción.

 

Las competencias del Administrador de proyectos son:

1. Administración general.

2. Área específica.

3. Ciencias y técnicas afines.

1. Alcance: el alcance de un proyecto debe ser fijado por el propietario desde antes de iniciar el proceso de construcción.

2. Tiempo: generalmente, cuando un propietario se decide a realizar un proyecto de construcción, tiene cierta urgencia de disponer de él a la mayor brevedad posible para satisfacer sus necesidades.

3. Costo: el aspecto del costo es importante, tanto para el propietario como para el constructor (contrato por administración a porcentaje fijo ó contrato a precio alzado).

4. Calidad: derivado del alcance de un proyecto se establece la calidad de él en las especificaciones de construcción.

El cliente:

Es el comprador de los resultados del proyecto. Este individuo puede ser interno o externo a la empresa y representa a los "usuarios finales de esos resultados". Es posible considera al cliente como el individuo que exigía el proyecto inicialmente o que se comprometió o participó después de que el proyecto estuviera terminado. Puede que haya varios clientes con diferentes necesidades que lleven hacia una variedad de requisitos para el proyecto. 

El patrocinador:

La persona de la empresa que es responsable del proyecto.

El patrocinador conduce el proyecto en la dirección adecuada para beneficiar a la empresa.

El director del proyecto:

Empleado que tiene la responsabilidad diaria del trabajo del proyecto y es el encargado de completar este trabajo a tiempo, dentro de la calidad y el presupuesto acordado.

 

El equipo de Proyecto:

Las personas que llevan a cabo las tareas planteadas en el programa del proyecto.

Los directores de recursos:

Son los directores de departamento que tienen responsabilidad directa de la gente que quiere contratar su equipo de proyecto para realizarlo. Estos miembros del equipo pueden estar a tiempo parcial en su proyecto, trabajar en otros simultáneamente o estar dedicados completamente a este proyecto durante un período de tiempo acordado.

1) Definición pobre de los objetivos al iniciar el proyecto.

2) Incapacidad para formar un equipo verdaderamente multifuncional.

3) Falta de comprensión de la disponibilidad de los miembros del equipo y de su capacidad de hacer el trabajo.

4) Programa de organización inadecuado que produce cambios en el mismo.

5) Liderazgo débil.

6) Falta de compromiso de la dirección superior.

7) Minimizar la complejidad, lo que provoca inevitables problemas no resueltos.

8) Incapacidad de anticipar los problemas.

9) Planificación y control pobres.

10) resistencia al cambio.

11) Recursos inadecuados.

12) Procesos de comunicación poco efectivos.

13) Asumir los conocimientos, las capacidades y la experiencia de los miembros del equipo.

14) Poca claridad en los progresos del proyecto.

15) Confusión de roles y de responsabilidades, ¿Quién hace qué?, Cuándo?

16) Demasiado optimismo a cerca del tiempo debido a nuestra capacidad de subestimarlo todo.

17) Idea de que todos los proyectos son como los trenes: una vez han salido, continúan sin parar.

18) Creer que se ha hecho suficiente.

19) No implicar a los clientes, sino contarles los cambios tras haber terminado.

Contabilidad: Moreno (1993). Técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, sobre los elementos económicos identificables y cuantificables que realiza una entidad a través de un proceso de captación de las operaciones que cronológicamente mida, clasifique, registre y resuma con claridad. 

Los estados financieros fundamentales son: el estado de posición financiera y el estado de resultados.

1) El estado de posición financiera: documento que muestra cuánto tiene y cuánto debe un ente. Se dice que este estado es estático, porque es valido exclusivamente para un punto determinado en el tiempo.

Activo = Pasivo + Capital

(cada uno de estos rubros recibe el nombre genérico de cuentas).

A) La cuenta de activo: el activo (aquello con lo que se cuenta) se clasifica en función de lo que es dinero o puede ser convertido en dinero y de la facilidad para ello. Las subcuentas del activo son: activo circulante, activo fijo, otros activos.

- Activo circulante: en esta subcuenta se agrupan conceptos que son dinero o pueden convertirse fácilmente en dinero. Algunos ejemplos son cuentas de cheques en bancos, adeudos de clientes, compra de bonos y acciones, existencia en almacén, etc.

- Activo fijo: pertenecen a esta subcuenta bienes que no es tan sencillo convertirlos en efectivo, por ejemplo terrenos, mobiliario de oficina, equipo de transporte, maquinaria y equipo, etc. Otra característica es que, con el transcurso del tiempo, algunos de estos bienes pierden valor a través de depreciaciones.

- Otros activos: generalmente son gastos o pagos efectuados por anticipado, por ejemplo gastos erogados para organizarse e instalarse, amortizaciones anticipadas a créditos comerciales, etc.

B) La cuenta de pasivo: muestra los adeudos que tiene el ente; se clasifica en función de su exigibilidad en el tiempo.

- Pasivo a corto plazo: en esta subcuenta se agrupan aquellas obligaciones que debe cumplir una persona física o moral y cuyo vencimiento final ocurre dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de adquisición del compromiso. Ejemplos proveedores, documentos por pagar, etc.

- Pasivo a largo plazo: si el vencimiento final de una deuda ocurre después de un año de haber sido aceptado, entonces se considera un pasivo a largo plazo. Ejemplos hipotecas, créditos refaccionarios, compras a largo plazo (vehículo a 36 meses), etc.

C) La cuenta de capital: un ente moral inicia sus operaciones con la aportación que sus socios hacen al organismo, y por tanto, debe considerarse un adeudo que éste tiene con aquellos. En el caso de una persona física, la situación es diferente, sin embargo puede considerarse que para empezar a operar, debió hacer una aportación (efectivo o en especie) y que, al final del ciclo, debe recuperar.

Para el caso particular de una persona moral, al estar constituida por ley, requiere de una autorización para ejercer sus funciones, la cual depende de la legislación respectiva. Sin embargo, es posible que está autorización haga mención de un "capital social", que no ha sido totalmente aportado por sus socios. En este caso, la porción no cubierta recibe el nombre de "capital no suscrito".

Capital contable = Activo - Pasivo

La operación de un ente se efectúa para obtener utilidades. En el caso de una persona física, incrementará su patrimonio y, para personas morales, las utilidades deben usarse para pagar dividendos a los socios por la aportación realizada a la empresa.

La cuenta de capital se clasifica en: capital social, capital no suscrito, capital contable, utilidades (pérdidas) de ejercicios anteriores, utilidades (pérdidas) del ejercicio.

- Capital social: aquello que fue autorizado para la operación del ente y que ha sido total o parcialmente aportado por los socios.

- Capital no suscrito: la porción del capital social pendiente de ser aportado por los socios.

- Capital contable: la diferencia entre el activo y el pasivo.

- Utilidades (pérdidas) de ejercicios anteriores: si en ejercicios anteriores al reportado en el estado de posición financiera se ha decidido que las utilidades generadas permanezcan en la empresa para la generación de mayor riqueza, se reportaran en esta subcuenta. Si por el contrario, los ejercicios anteriores dejaron pérdidas, deben reportarse en ella.

- Utilidades (pérdidas) del ejercicio: esta subcuenta se emplea para reportar el resultado de ejercicio que se reporta en el estado de posición financiera, aún en el caso de que la asamblea general decida después que se entregue a los accionistas.

2) Estado de resultados: al contrario que el estado de posición financiera, el estado de resultados muestra el comportamiento y eficiencia de operación de un ente durante un determinado lapso.

Las cuentas que lo componen son ventas, costo de ventas, gastos de operación, gastos y productos financieros, otros gastos y productos, depreciaciones y amortizaciones e impuestos.